Jurnal Syntax Transformation

Vol. 3, No. 2, Februari 2022

p-ISSN : 2721-3854 e-ISSN : 2721-2769

Sosial Sains

 

KEWENANGAN MAJELIS PENGAWAS DAERAH TERHADAP URGENSI PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS SEBAGAI ARSIP NEGARA

 

Nurin Dyasti Pratiwi, Dominikus Rato,  Moh. Ali

Fakultas Hukum, Universitas Jember, Jawa Timur, Indonesia     

Email:  nurindyasti18@gmail.com, dominikusrato.fh@unej.ac.id, ali.fh@unej.ac.id

 

INFO ARTIKEL

ABSTRAK

Diterima

8 Februari  2022

Direvisi

15 Februari  2022

Disetujui

21 Februari  2022

Notaris dalam menjalankan kewenangan perlunya pengawasan yang dilakukan oleh Majelis Pengawas Daerah yang merupakan ujung tombak dari Majelis Pengawas dalam melaksanakan pengawasan secara langsung terhadap notaris karena penyimpanan protokol notaris tidak berhenti sampai dengan berakhir masa jabatannya atau meninggal dunia tetapi penyimpanan protokol terus berlangsung walaupun notaris yang bersangkutan berakhir masa jabatannya ataupun meninggal dunia sesuai ketentuan Pasal 65 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis kewenangan Majelis Pengawas Daerah tentang penyimpanan protokol notaris sebagai arsip negara. Metode yang digunakan adalah penelitian hukum yuridis normative. Hasil penelitian menunjukan bahwa kewenangan Majelis Pengawas Daerah berupa wewenang atribusi yaitu wewenang yang diberikan langsung oleh Undang-undang Jabatan Notaris dengan upaya dilakukannya regulasi dan pengkajian ulang terhadap Undang-Undang Jabatan Notaris dan Undang-Undang kearsipan, keikutsertaan pemerintah dan ditjen AHU dalam menyediakan tempat bagi Majelis Pengawas Daerah serta dana untuk penyimpanan protokol notaris, dan dengan cara penyimpanan protokol notaris melalui penerapan teknologi informasi atau secara elektronik.

 

ABSTRACT

Notaries in carrying out their authority need supervision carried out by the Regional Supervisory Council, which is the spearhead of the Supervisory Council in carrying out direct supervision of notaries because notary protocol storage does not stop until the end of his term of office or death. However, protocol storage continues even though the notary concerned ends the term of office or death under Article 65 of Law Number 2 of 2014 concerning amendments to Law Number 30 of 2004 concerning the Position of a Notary. This study aims to analyze the authority of the Regional Supervisory Council regarding the storage of notary protocols as state archives. The method used is normative juridical law research. The results show Regional Supervisory Council authority is in the form of attribution authority, including the authority given directly by the Notary Position Act with efforts to regulate and review the Notary Position Act and the Archives Law, government participation and the Directorate General of AHU in providing a place for Regional Supervisory Council and funds for notary protocol storage, and by storing notary protocols through the application of information technology or electronically.

Kata Kunci:

Majelis Pengawas Daerah; Protokol Notaris; Arsip Negara

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Keywords:

Regional Supervisory Council; Notary Protocol; State Archives

 


Pendahuluan

Notaris adalah pejabat umum yang berwenang untuk membuat akta otentik dan memiliki kewenangan lainnya sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 2 tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 tahun 2004 tentang Peraturan Jabatan Notaris. Kewenangan notaris ialah membuat akta otentik mengenai semua perbuatan, perjanjian dan penetapan yang diharuskan oleh suatu peraturan umum atau oleh yang berkepentingan dikehendaki untuk dinyatakan dalam suatu akta otentik, menjamin kepastian tanggalnya, menyimpan aktanya dan memberikan grosse, salinan dan kutipannya, semuanya sepanjang pembuatan akta itu oleh suatu peraturan umum tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat atau orang lain (Yuhana, 2021). Serta menjalankan kewajiban notaris dalam bidang administrasi yakni menyimpan dan memelihara segala dokumen termasuk diantaranya kumpulan akta dan berbagai dokumen lainnya yang biasa dikenal dengan protokol notaris (Fitri, 2021).

Protokol notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh seorang notaris (Arliman, 2015).  Mengingat pentingnya protokol notaris sebagai alat bukti bagi notaris dan para pihak yang membuat akta pada notaris yang bersangkutan dan juga sebagai arsip negara maka perlakuan kepada dokumen protokol notaris harus dilakukan dengan sangat hati-hati dan harus disimpan serta dijaga sesuai dengan ketentuan perundang-undangan agar tetap otentik. Akan tetapi sebagai seorang notaris yang masa jabatannya dibatasi hanya sampai dengan usia 65 (enam puluh lima) tahun maka perawatan dokumen protokol notaris ini akan menjadi suatu permasalahan karena penyimpanan protokol notaris tidak terbatas sepanjang protokol notaris tersebut dibutuhkan oleh pihak yang berkepentingan, dalam artian penyimpanan arsip protokol notaris ini harus tetap ada walaupun notaris pemilik protokol tengah cuti, habis masa jabatannya maupun meninggal dunia. Oleh karena itu dalam Pasal 65 Undang-Undang Jabatan Notaris menyatakan bahwa, notaris, notaris pengganti, dan Pejabat sementara notaris bertanggung jawab atas setiap Akta yang dibuatnya meskipun protokol notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan protokol notaris (Mertokusumo, 2009).    

Penyimpanan peralihan protokol notaris menimbulkan problematika bukan hanya terhadap notaris bahkan terhadap Majelis Pengawas Daerah. Problematika tersebut diidentifikasi menjadi problem yuridis dan problem sosiologis/empiris. Problem yuridis terkait penyimpanan protokol notaris terdiri dari adanya kekosongan norma mengenai protokol notaris sebagai arsip negara sebagaimana ketentuan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris, yang mana dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan tidak ada satupun Pasal yang menyebutkan bahwa protokol Notaris merupakan Arsip Negara. Dalam Undang-Undang Kearsipan diatur tentang Penyelenggaraan Kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan kearsipan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan sebagai alat bukti yang sah (Hamda et al., 2021). Pengaturan kearsipan sebagaimana dalam Undang-undang Kearsipan tidak mengatur penyelenggaraan kearsipan protokol notaris sebagaimana ketentuan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris meskipun protokol notaris sebagai arsip negara. Namun demikian dalam Undang-Undang Jabatan Notaris juga tidak mengatur secara detail tentang penyelenggaraan kearsipan protokol notaris, beserta fungsi dan kewenangan Majelis Pengawas Daerah terkait penyimpanan protokol notaris. Dan adanya pertentangan/konflik norma antara Undang-Undang Jabatan Notaris dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan terkait jangka waktu penyimpanan (retensi arsip) (Hajar, 2021). Karenanya protokol notaris merupakan arsip negara, maka berlaku pula Undang-Undang Kearsipan terhadap protokol notaris. konflik norma yang dimaksud ialah dalam Undang-Undang Kearsipan diatur jangka waktu penyimpanan (retensi) arsip berdasarkan jadwal retensi arsip. Berdasarkan jadwal retensi arsip itulah dilakukan penilaian atas suatu arsip, apakah akan dipindahkan ke lembaga arsip, dimusnahkan atau dipermanenkan (Soesanto, 1982); (Listyarini, 2019).  Sementara protokol notaris tanpa perlu dilakukan penilaian harus tetap disimpan dan dipelihara oleh notaris, notaris pengganti, pejabat sementara notaris, notaris pemegang protokol dan Majelis Pengawas Daerah, sehingga jangka waktu penyimpanan (retensi) protokol notaris tidak terbatas sepanjang protokol notaris tersebut dibutuhkan oleh klien dan/atau pihak-pihak yang terkait (Amsyah, 2003).   Sehingga berdasarkan hal tersebut diatas menimbulkan pertanyaan apa kewenangan Majelis Pengawas Daerah terhadap urgensi penyimpanan protokol notaris sebagai arsip negara serta apa rasio legis protokol notaris terhadap kewenangan Majelis Pengawas Daerah sebagai arsip negara. 

Problem sosiologis/empiris terkait kewenangan Majelis Pengawas Daerah mengenai penyimpanan protokol notaris yakni adanya kekaburan norma dalam Pasal 63 ayat (5) Undang-Undang Jabatan Notaris yang menyatakan bahwa protokol notaris dari notaris lain yang pada waktu penyerahannya berumur 25 tahun atau lebih diserahkan oleh notaris penerima protokol kepada Majelis Pengawas Daerah. Namun Pasal ini menjadi tidak efektif karena adanya kendala yang dihadapi oleh Majelis Pengawas Daerah dalam menjalankan Pasal 63 ayat (5) ialah tidak adanya biaya atau tidak adanya perhatian pemerintah untuk memberikan anggaran dalam menyediakan tempat penyimpanan protokol notaris yang berumur 25 tahun atau lebih sehingga sampai saat ini Majelis Pengawas Daerah yang seharusnya memegang protokol notaris yang berumur 25 tahun tidak dapat menjalankan tugasnya sesuai Pasal 63 Ayat (5) Undang-Undang Jabatan Notaris. Seharusnya hal ini menjadi prioritas Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum dan pemerintah yang menyediakan minimal setiap provinsi memiliki satu tempat penyimpanan yang dapat menampung protokol notaris yang berumur 25 tahun yang merupakan arsip negara yang dipegang oleh Majelis Pengawas Daerah. Pasalnya Majelis Pengawas Daerah memiliki beban dan tanggung jawab yang berat untuk menerima protokol notaris yang berumur 25 tahun yang diharuskan oleh Undang-Undang tetapi tidak memilik tempat penyimpanan. Sehingga memunculkan pertanyaan bagaimana pengaturan kedepan terhadap kewenangan Majelis Pengawas Daerah terkait penyimpanan protokol notaris sebagai arsip negara.

Hasil penelitian (Wardani & Iriantoro, 2021) memaparkan penyerahan protokol terkait kepentingan penghadap untuk mendapatkan salinan akta/kutipan oleh para pihak dan kedudukan dan kepastian hukum penerima protocol notaris. Kemudian (Noer & Fajriyah, 2021) menganalisis tentanf pentingnya menjaga dan memelihara Protokol Notaris sebagai arsip negara. Penelitian ini berbeda dengan penelitian terdahulu karena penelitian ini bertujuan untuk menganalisi bagaimana kewenangan majelis pengawas dalam  menyikapi pentingnya penyimpanan protokol notaris sebagai arsip negara.

 

 

Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode penelitian hukum. Proses analisis yang dilakukan untuk memecahkan isu hukum yang dihadapi. Selain itu, dibutuhkan kemampuan untuk mengidentifikasi masalah hukum, melakukan penalaran hukum, menganalisis masalah yang dihadapi, dan memberikan pemecahan masalah tersebut.  Tipe penelitian dalam penulisan ini adalah yuridis normatif yakni penelitian hukum dengan melihat, menelaah dan menginterprestasikan hal-hal yang bersifat teoritis yang menyangkut teori-teori, asas-asas hukum yang berupa konsepsi, peraturan perundang-undangan, pandangan para pakar hukum, doktrin hukum dan sistem hukum yang berkaitan   untuk memecahkan suatu isu hukum terkait kewenangan Majelis Pengawas Daerah terhadap urgensi penyimpanan protokol notaris sebagai arsip negara (Muhammad, 2004).  

 

Hasil dan Pembahasan

Kewenangan Notaris dan Majelis Pengawas Daerah Notaris terbatas sebagaimana peraturan perundang-undangan yang mengatur jabatan Pejabat yang bersangkutan. Sebagaimana wewenang yang diberikan kepada Notaris dan Majelis Pengawas Daerah Notaris oleh negara merupakan wewenang atribusi yaitu wewenang yang diberikan langsung oleh Undang-undang Jabatan Notaris (H. R. Ridwan, 2020).  Notaris dalam menjalankan kewenangan dan kewajiban sebagai pejabat umum yang berwenang membuat akta berdasarkan ketentuan Undang-Undang Jabatan Notaris perlu adanya pengawasan dan pembinaan. Pengawasan adalah proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya (Sujamto, 1994). Pengawasan terhadap notaris dilakukan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia. Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia melaksanakan tugasnya dengan membentuk Majelis Pengawas. Majelis Pengawas berwenang melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap Notaris serta melakukan pemeriksaan terhadap dugaan pelanggaran perilaku dan pelaksanaan jabatan notaris. Majelis Pengawas menyatakan bahwa Pengawasan adalah kegiatan yang bersifat preventif dan  kuratif termasuk kegiatan pembinaan yang dilakukan oleh Majelis Pengawas terhadap notaris. Menurut (H. Ridwan & Nurwulan, 2018) majelis pengawas terdiri atas :

1.    Majelis Pengawas Daerah;

2.    Majelis Pengawas Wilayah;

3.    Majelis Pengawas Pusat.

Dan Majelis Pengawas yang dimaksud berjumlah 9 (sembilan) orang yang terdiri atas unsur :

1.    Pemerintah sebanyak 3 (tiga) orang;

2.    Organisasi notaris sebanyak 3 (tiga) orang;

3.    Ahli/akademisi sebanyak 3 (tiga) orang.

Wewenang Majelis Pengawas Notaris sebagai satu-satunya instansi yang berwenang melakukan pengawasan, pemeriksaan, dan menjatuhkan sanksi terhadap Notaris, tiap jenjang Majelis Pengawas mempunyai wewenang masing-masing. Majelis Pengawas Daerah memiliki wewenang sebagaimana diatur dalam Pasal 70 Undang-Undang Jabatan Notaris, Majelis Pengawas Wilayah memiliki wewenang sebagaimana diatur dalam Pasal 73 ayat (1) Undang-Undang Jabatan Notaris dan Majelis Pengawas Pusat memiliki wewenang sebagaimana diatur dalam Pasal 77 Undang-Undang Jabatan Notaris.

1.    Pelaksanaan Fungsi Pengawasan Dan Tanggungjawab Majelis Pengawas Daerah Terhadap Protokol Notaris Sebagai Arsip Negara

Salah satu dasar hukum yang mengatur tentang pengawasan terhadap notaris dalam menjalankan tugas dan jabatannya adalah Pasal 1 butir 6 Undang-Undang Jabatan Notaris, menyatakan bahwa Majelis Pengawas adalah suatu badan yang mempunyai kewenangan dan kewajiban untuk rnelaksanakan pembinaan dan pengawasan terhadap notaris. Berdasarkan pasal tersebut diatas, maka yang melakukan tugas pengawasan terhadap notaris setelah berlakunya Undang-Undang Jabatan notaris adalah tugas dari Majelis Pengawas. Ujung tombak dari Majelis Pengawas yang melaksanakan pengawasan secara langsung terhadap notaris ialah Majelis Pengawas Daerah.

Kehadiran Majelis Pengawas Daerah seperti yang diatur dalam pasal 66 Undang-Undang Jabatan Notaris telah memberikan harapan seharusnya seperti apa notaris dan akta notaris di nilai oleh institusi yang memahami dan mengerti notaris (Adjie, 2011).  Pelaksanaan fungsi pengawasan oleh Majelis Pengangawas Daerah yakni mengawasi notaris dalam menjalankan jabatannya sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris, Kode Etik Jabatan dan aturan hukum lainnya, serta mengawasi perilaku notaris, artinya perilaku notaris yang harus diawasi oleh Majelis Pengawas Daerah, antara lain, melakukan perbuatan tercela yakni melakukan perbuatan yang bertentangan dengan norma agama, norma kesusilaan dan norma adat sesuai dengan isi Pasal 9 huruf (c) Undang-Undang Jabatan Notaris dan penjelasannya, serta perbuatan yang merendahkan kehormatan dan martabat notaris, misalnya berjudi, mabuk, menyalahgunakan narkoba, dan berzinah sebagaimana terurai dalam Pasal 12 huruf (c) Undang-Undang Jabatan Notaris dan penjelasannya. Berkaitan dengan Protokol Notaris maka Majelis Pengawas Daerah Notaris melakukan pengawasan terkait dengan isi dalam Pasal 70 huruf b, huruf e dan huruf f Undang-Undang Jabatan Notaris maupun dalam Pasal 30 Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 24 Tahun 2020 tentang Susunan Organisasi Dan Tata Kerja, Tata Cara Pengangkatan Dan Pemberhentian, Serta Anggaran Majelis Pengawas Notaris. Peran Majelis Pengawas Daerah sangat penting dalam mengawasi jabatan Notaris secara terus menerus mengenai prilaku diri pribadi di dalam menjalankan jabatan maupun di luar jabatannya sebagai ujung tombak untuk menjamin kepastian hukum terhadap masyarakat yang menggunakan jasa Notaris. 

 Tanggung jawab Majelis Pengawas Daerah terhadap protokol notaris sebagai arsip negara yakni menerima protokol notaris yang berumur 25 tahun atau lebih sesuai ketentuan dalam Pasal 63 Ayat (5) Undang-Undang Jabatan Notaris. Namun hal ini menjadi masalah bagi Majelis Pengawas Daerah dan notaris dalam penyimpanan protokol Notaris (H. Ridwan & Nurwulan, 2018). Notaris menyadari bahwa seharusnya protokol yang berumur 25 Tahun atau lebih harus diserahkan ke Majelis Pengawas Daerah yang mana telah diatur dengan jelas di dalam Pasal 63 Ayat (5) Undang-Undang Jabatan Notaris. Akan tetapi ketentuan tersebut tidak dapat berjalan sehingga mengharuskan protokol notaris yang berumur 25 tahun dipegang oleh Notaris penerima Protokol Notaris di kantor notaris yang ditunjuk sebagai pemegang Protokol. Menurut Notaris Bapak Rudi Mulyanto, S.H., Mkn yang merupakan Majelis Pengawas Daerah Kabupaten Banyuwangi, pada kenyataannya sampai saat ini Majelis Pengawas Daerah tidak pernah menyimpan protokol notaris sebagaimana ketentuan dalam Pasal 63 ayat (5) Undang-Undang Jabatan Notaris, Majelis Pengawas Daerah hanya melakukan pembinaan yang artinya membina para notaris di wilayah kerja dalam rangka melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris dan pengawasan agar notaris dalam menjalankan kewajibannya sesuai dengan ketentuan Undang-Undang serta  menunjuk notaris penerima protokol dikarenakan pemerintah hanya memberikan kewenangan kepada Majelis Pengawas Daerah tetapi tidak memberikan fasilitas dalam penyimpanan protokol notaris.  

Memegang Protokol Notaris yang telah berumur 25 tahun atau lebih bukanlah hal yang mudah dan merupakan beban tersendiri bagi notaris yang ditunjuk sebagai pemegang Protokol Notaris. Kendala yang dihadapi tentunya dalam hal penyimpanan protokol yang begitu banyaknya dan Protokol Notaris yang berumur 25 tahun memerlukan perhatian khusus. Dan Majelis Pengawas Daerah memiliki tanggung jawab terhadap protokol notaris yang terbengkalai dikarenakan notaris penerima protokol yang ditunjuk oleh Majelis Pengawas Daerah tidak mau menerima protokol dari notaris lain dikarenakan :

a.     Alasan tempat penyimpanan arsip tidak ada

b.    Selama menjabat Notaris sebelumnya mungkin tidak profesional dalam menjalankan jabatannya sehingga memunculkan kekhawatiran akan banyaknya gugatan atas akta yang dibuat oleh Notaris sebelumnya dikemudian hari, sehingga Notaris penerima Protokol tidak bersedia menerima karena enggan di panggil oleh pihak yang berwenang untuk dimintai keterangan terkait permasalahan protokol yang ada dalam penguasaannya.

 Majelis Pengawas Daerah yang seharusnya menerima protokol notaris yang berumur 25 tahun atau lebih sesuai ketentuan dalam Pasal 63 Ayat (5) Undang-Undang Jabatan Notaris sampai saat ini belum dapat menjalankan tugas yang seharusnya diemban oleh Majelis Pengawas Daerah dikarenakan tidak adanya tempat penyimpanan Protokol Notaris yang jelas memerlukan tempat yang besar agar bisa menampung ribuan protokol yang berusia 25 tahun. Kendala yang dihadapi oleh Majelis Pengawas Daerah dalam menjalankan Pasal 63 ayat (5) tersebut adalah tidak adanya biaya atau tidak adanya perhatian pemerintah untuk memberikan anggaran dalam menyediakan tempat penyimpanan protokol notaris yang berumur 25 tahun atau lebih sehingga sampai saat ini Majelis Pengawas Daerah yang seharusnya memegang protokol notaris yang berumur 25 tahun tidak dapat menjalankan tugasnya sesuai Pasal 63 Ayat (5) Undang-Undang Jabatan Notaris serta Majelis Pengawas Daerah tidak dapat sementara menyimpan potokol notaris yang terbengkalai karena notaris penerima protokol tidak mau menerima protokol dari notaris lain. Majelis Pengawas Daerah memiliki beban dan tanggung jawab yang berat untuk menerima protokol notaris yang berumur 25 tahun yang diharuskan oleh Undang-Undang dan protokol yang terbengkalai tetapi tidak memilik tempat penyimpanan.

2.    Rasio Legis Protokol Notaris Terhadap Kewenangan Majelis Pengawas Daerah Sebagai Arsip Negara

Ratio legis adalah alasan pertimbangan mengapa diperlukan ketentuan seperti itu dalam undang-undang,  maka pengertian ini berlaku pula terhadap notaris dalam menjalankan kewajibannya. Kewajiban notaris bukan hanya sebagaimana diatur dalam Pasal 16 Undang-Undang Jabatan Notaris namun notaris mempunyai kewajiban secara administratif yakni menyimpan dan memelihara segala dokumen termasuk diantaranya kumpulan akta dan berbagai dokumen lainnya yang biasa dikenal dengan protokol notaris (Susanti, 2015).

Protokol Notaris dalam Pasal 1 angka 13 Undang-Undang Jabatan Notaris dan Pasal 1 angka 9 Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 61 Tahun 2016 tentang Tata Cara Penjatuhan Sanksi Administratif terhadap Notaris mendefinisikan bahwa Protokol Notaris sebagai kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (Kie, 2011).  Protokol notaris terdiri dari (RACHMI, 2014) :

a.     Minuta akta;

b.    Buku daftar akta atau repertorium;

c.     Buku daftar akta di bawah tangan

d.    Buku daftar nama penghadap atau klapper;

e.     Buku daftar protes

f.     Buku daftar wasiat;

g.    Buku daftar lain yang harus disimpan oleh notaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pentingnya penyimpanan protokol notaris salah satunya ialah apabila notaris dibutuhkan untuk mengeluarkan salinan akta dari minuta akta yang merupakan bagian dari protokol notaris untuk diberikan kepada pihak yang berkepentingan, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak maka notaris siap untuk memberikannya kembali, guna sebagai alat bukti yang paling sempurna di pengadilan dalam hal terjadi sengketa antara para pihak dan/atau penerima hak dari padanya mengenai hak dan kewajiban yang terkait. Sehingga protokol notaris membantu menciptakan kepastian hukum dalam hal mencegah terjadinya masalah hukum mengenai akta otentik yang dibuat di hadapan notaris terkait dengan status hukum, hak dan kewajiban seseorang dalam hukum yang berfungsi sebagai alat bukti yang paling sempurna di pengadilan.

Berdasarkan hal tersebut maka teori kepastian hukum digunakan sebagai pisau analisis dalam penulisan ini. Menurut Sudikno Mertukusumo, kepastian hukum merupakan sebuah jaminan bahwa hukum tersebut harus dijalankan dengan cara yang baik. Kepastian hukum menghendaki adanya upaya pengaturan hukum dalam perundang-undangan yang dibuat oleh pihak yang berwenang dan berwibawa, sehingga aturan-aturan itu memiliki aspek yuridis yang dapat menjamin adanya kepastian bahwa hukum berfungsi sebagai suatu peraturan yang harus ditaati (Asikin, 2012).  Apabila menurut Utrecht, kepastian hukum mengandung dua pengertian, yaitu pertama, adanya aturan yang bersifat umum membuat individu mengetahui perbuatan apa yang boleh atau tidak boleh dilakukan, dan kedua, berupa keamanan hukum bagi individu dari kesewenangan pemerintah karena dengan adanya aturan yang bersifat umum itu individu dapat mengetahui apa saja yang boleh dibebankan atau dilakukan oleh Negara terhadap individu (Syahrani, 1991).  Maka dapat disimpulkan bahwa kepastian hukum diwujudkan oleh hukum dengan sifatnya yang hanya membuat suatu aturan hukum yang bersifat umum. Sifat umum dari aturan-aturan hukum membuktikan bahwa hukum tidak bertujuan untuk mewujudkan keadilan atau kemanfaatan, melainkan semata-mata untuk kepastian hukum (Achmad Ali & Wiwie Haryani, 2014).  Dengan adanya kepastian hukum masyarakat akan tahu kejelasan akan hak dan kewajiban menurut hukum. Tanpa ada kepastian hukum maka orang akan tidak tahu apa yang harus diperbuat, tidak mengetahui perbuatannya benar atau salah, dilarang atau tidak dilarang oleh hukum. Kepastian hukum ini dapat diwujudkan melalui penormaan yang baik dan jelas dalam suatu Undang-undang dan akan jelas pula penerapannya. Dalam pelaksanaan penyimpanan protokol notaris haruslah ada peraturan yang mengatur pelaksanaannya sehingga dapat menjamin adanya kepastian bahwa hukum berfungsi sebagai suatu peraturan yang harus ditaati. Seperti halnya definisi dari protokol notaris yang merupakan arsip negara maka perlunya menelaah lebih lanjut kepastian hukum atas protokol notaris yang merupakan arsip negara.

3.    Pengaturan Hukum Penyimpanan Protokol Notaris Menurut Undang-Undang Kearsipan

Protokol notaris jika dipandangan sebagai sebuah arsip negara maka pengelolaannya harus tunduk sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 yang merupakan aturan khusus (lex spesialis) yang mengatur tentang kearsipan. Protokol notaris adalah arsip, menurut Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan ada beberapa definisi arsip (Deliarnoor & SH, 2016).  Berdasarkan penggolongan arsip maka protokol notaris disebut arsip vital terjaga khusus, terjaga artinya protokol notaris yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Untuk membentuk sebagai arsip vital perlu dianalisa perunsur dalam pasal 1 angka 4 Undang-Undang Kearsipan yang menyatakan bahwa, “Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.” Selanjutnya bila dihubungkan dengan Pasal 40 dan Pasal 41 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Kearsipan, antara lain tujuan pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keotentikan, keutuhan dan keselamatan arsip. Pemeliharaan arsip dinamis termasuk arsip vital, arsip aktif yang terkait dengan pemeliharaan arsip di Undang-Undang Jabatan Notaris. Adapun pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui pemberkasan arsip aktif yang dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip. Sehingga berdasarkan hal tersebut protokol notaris sebagai arsip negara dengan jenis Dinamis Vital (Kumalawati et al., 2019).

Kriteria kearsipan menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, naskah atau dokumen yang termasuk arsip adalah sebagai berikut:

a.     Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan bahan-bahan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b.    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Oleh karena itu berdasarkan karakteristik dan jenis arsip menurut Undang-Undang Kearsipan maka protokol notaris merupakan arsip negara. Pengakuan protokol notaris sebagai arsip negara juga disebabkan protokol notaris merupakan arsip yang mengandung status hukum, hak dan kewajiban pihak-pihak atau masyarakat yang tentunya wajib untuk disimpan dan dipelihara dengan baik, demi kepastian hukum, ketertiban dan perlindungan hukum kepada pihak-pihak yang membutuhkan (Ghansham Anand & Kn, 2018).  Pemerintah memberikan sebagian tugasnya dalam memberikan perlindungan kepada rakyatnya, oleh karena itu negara memberikan sebagian kewenangannya kepada notaris untuk membuat alat bukti berupa akta otentik kepada para pihak yang membutuhkan agar kepentingan dan hak-haknya terlindungi. Maka tepatlah apabila Protokol Notaris diakui atau dikualifikasikan sebagai arsip negara yang wajib disimpan dan dipelihara agar kepentingan masyarakat tetap terlindungi.

Namun terkait jangka waktu penyimpanan protokol notaris sebagai arsip negara, yang mana berdasarkan Pasal 65 Undang-Undang Jabatan Notaris secara tidak langsung menyatakan bahwa protokol notaris harus tetap  disimpan walaupun, Notaris mengambil cuti, Notaris memasuki usia 65 tahun atau bahkan Notaris sudah meninggal dunia. Mengingat protokol notaris jika dipandang sebagai sebuah arsip maka pengelolaannya harus tunduk sesuai dengan Undang-Undang kearsipan. Menurut  Pasal 1 Ayat (22) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Jadwal retensi arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai  pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Pasal 1 Ayat (37) Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Kearsipan, menjelaskan bahwa Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. Akan tetapi pengaturan kearsipan sebagaimana dalam Undang-undang Kearsipan tidak mengatur protokol notaris sebagaimana ketentuan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris meskipun protokol notaris sebagai arsip negara. Hal ini menimbulkan ketidakpastian hukum bagi notaris dalam menyimpan dan memelihara protokol notaris.  

4.    Pengaturan Hukum Penyimpanan Protokol Notaris Menurut Undang-Undang Jabatan Notaris

Protokol notaris merupakan arsip negara yang salah satu fungsinya adalah dapat digunakan sebagai alat bukti mengenai adanya perbuatan hukum yang telah dilakukan oleh para pihak terkait dengan perjanjian dalam ranah hukum perdata. Protokol notaris harus selalu disimpan dan dipelihara dalam keadaan apapun meskipun notaris si pemilik protokol tengah cuti, habis masa jabatannya maupun meninggal dunia. Dalam Undang-Undang Jabatan Notaris pengaturan hukum terkait dengan protokol notaris diatur dalam Pasal 62 sampai dengan Pasal 65, yang mana Undang-Undang Jabatan Notaris hanya mengatur mengenai alasan penyerahan protokol, jenis protokol, proses penyerahan protokol, penunjukan penerima protokol, kewenangan pemegang protokol, Tanggung jawab pemberi protokol terhadap akta yang ada didalamnya.

Prosedur penunjukan penerima protokol dalam Undang-Undang Jabatan Notaris diatur dalam Pasal 64 ayat (1) Undang-Undang Jabatan Notaris. Dan prosedur penyerahan protokol notaris kepada penerima protokol diatur dalam Pasal 63 Undang-Undang Jabatan Notaris. Penyerahan yang sering juga disebut dengan istilah “levering” atau “overdracht” mempunyai dua arti. Pertama perbuatan yang berupa penyerahan kekuasaan belaka (feitelijke levering). Kedua perbuatan hukum yang bertujuan memindahkan hak milik kepada orang lain (juridische levering) (R Subekti, 2021).  Oleh karena itu relevansi dengan penyerahan protokol kepada penerima protokol merupakan suatu perbuatan hukum untuk dapat memindahkan kepemilikan dan tanggung jawab terkait dengan protokol Notaris yang telah meninggal dunia atau telah berakhir masa jabatannya kepada Notaris penerima protokol. Dengan diserahkannya protokol kepada penerima protokol maka, penerima protokol mempunyai tanggung jawab terhadap penyimpanan protokol tersebut dan mempunyai kewenangan terhadap protokol sesuai dengan ketentuan yang telah diberikan oleh undang-undang. Prosedur penyerahan protokol tersebut melalui beberapa tahapan yaitu (Cahyani et al., 2017):

a.     Notaris yang telah berakhir masa jabatannya melapor kepada Majelis Pengawas Daerah Notaris bahwa Notaris yang bersangkutan telah mengakhiri masa jabatannya dan memohon untuk dapat diterbitkan surat usulan rekomendasi Notaris penerima protokol.

b.    Majelis Pengawas Daerah akan menerbitkan surat rekomendasi yang akan ditunjuk kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia yang pada intinya memuat mengenai pemberitahuan bahwa Notaris yang bersangkutan telah mengakhiri masa jabatannya dan menunjuk pemegang protokol. Dalam rangka kelanjutan pemberian pelayanan jasa hukum kenotariatan dipandang perlu ditunjuk Notaris Penerima Protokol.

c.     Surat rekomendasi yang diterbitkan oleh Majelis Pengawas Daerah akan dikirim oleh Notaris yang bersangkutan yang akan ditujukan kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia, dilengkapi dengan surat pernyataan bahwa Notaris penerima protokol bersedia untuk menerima protokol Notaris yang telah mengakhiri masa jabatannya.

d.    Berdasarkan rekomendasi dan surat-surat kelengkapan lainnya yang telah diterima oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia maka, Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia akan menerbitkan surat keputusan Menteri yang pada intinya menetapkan “Pemberian pemberhentian dengan hormat dan menunjuk Notaris penerima protokol sesuai dengan surat rekomendasi dari Majelis Pengawas Daerah ”

e.     Setelah surat Keputusan dari Menteri diterima, dan Notaris yang bersangkutan telah mendata semua protokol yang dimilikinya, maka penyerahan protokol kepada penerima protokol dapat dilakukan paling lambat 30 hari dari dikeluarkannya surat Keputusan Menteri tersebut. Penyerahan protokol dilengkapi dengan membuat berita acara serah terima, berfungsi sebagai tanda terima yang harus ditandatangani oleh yang menyerahkan dan yang menerima protokol Notaris, dihadapan Majelis Pengawas Daerah yang disertai dengan penyerahan fisik protokol. Turunan berita acara penyerahan protokol kepada penerima protokol harus dikirim kepada Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia sebagai tanda bukti bahwa telah melaksanakan surat keputusan menteri dan telah melaksanakan ketentuan dalam Pasal 62 dan 63 Undang-Undang Jabatan Notaris.

Prosedur penyerahan protokol dalam hal Notaris meninggal dunia, maka protokol Notaris tersebut akan diserahkan kepada Notaris lain selaku Notaris penerima Protokol Notaris hal ini sesuai dengan ketentuan dalam Pasal 62 huruf a Undang-Undang Jabatan Notaris. Penyerahan protokol dalam hal Notaris meninggal dunia, dilakukan oleh ahli waris Notaris kepada Notaris lain yang ditunjuk oleh Majelis Pengawas Daerah Notaris sesuai dalam ketentuan Pasal 63 ayat (2) Undang-Undang Jabatan Notaris (Purnamasari, 2013).  Melalui pasal ini dapat kita lihat bahwa Notaris lain yang akan menerima protokol Notaris yang meninggal dunia adalah Notaris yang telah ditunjuk oleh Majelis Pengawas Daerah berdasarkan usulan dari ahli waris. Penyerahan protokol tersebut dilakukan paling lama 30 (tiga puluh) hari dengan pembuatan berita acara penyerahan protokol notaris sesuai dalam Pasal 63 ayat (1) Undang-Undang Jabatan Notaris. Selanjutnya Pemegang protokol sebagaimana Pasal 64 ayat (2) Undang-Undang Jabatan Notaris memiliki kewenangan sebatas mengeluarkan grosse akta, salinan akta, atau kutipan akta. Sedangkan berdasarkan Pasal 65 yang bertanggung jawab atas akta yakni notaris yang membuat akta tersebut yakni notaris, notaris pengganti, notaris pengganti khusus, ataupun pejabat sementara notaris.

Berdasarkan uraian di atas maka rasio legis potokol notaris sebagai arsip negara berdasarkan Pasal 1 angka 13 Undang-Undang Jabatan Notaris yang menyebutkan bahwa protokol notaris merupakan arsip negara telah sesuai dengan karakteristik dan jenis arsip menurut Undang-Undang Kearsipan. Dan Menurut Notaris Bapak Rudi Mulyanto, S.H., Mkn yang merupakan Majelis Pengawas Daerah Kabupaten Banyuwangi, bahwa protokol notaris merupakan arsip negara karena protokol notaris merupakan kumpulan akta yang merupakan produk dari notaris (pejabat negara) yang diangkat oleh negara melalui Kementrian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dan dalam proses pembuatannya dibuat berdasarkan ketentuan Undang-Undang oleh karenanya protokol notaris disebut pula arsip negara. Akan tetapi perlunya penambahan aturan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris dan Undang-Undang kearsipan terkait pengaturan protokol notaris mengenai penyelenggaraan kearsipan protokol notaris yang meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan kearsipan protokol notaris serta retensi protokol notaris agar teori kepastian hukum dapat berjalan sebagaimana mestinya sehingga tercipta kepastian hukum bagi notaris dalam menyimpan dan memelihara protokol Notaris. Selain itu untuk menjamin protokol notaris sebagai sebuah arsip dan sebagai alat bukti dari perbuatan hukum masyarakat atau klien.

5.    Pengaturan Kedepan kewenangan Majelis Pengawas Daerah Terkait Penyimpanan Protokol Notaris Sebagai Arsip Negara

Teori fungsi menurut The Liang Gie ialah teori mengenai rincian tugas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pegawai tertentu yang masing-masing berdasarkan sekelompok aktivitas sejenis menurut sifat atau pelaksanaannya, dapat digunakan sebagai pisau analisis terkait fungsi Majelis Pengawas Daerah dalam pengaturan kedepan permasalahan penyimpanan protokol notaris.

Notaris memiliki kewajiban untuk menyimpan protokol notaris sebagaimana ketentuan dalam Pasal 16 ayat (1) huruf b Undang-Undang Jabatan Notaris. Penyimpanan protokol notaris tidak berhenti sampai dengan berakhir masa jabatannya atau meninggal dunia tetapi penyimpanan protokol terus berlangsung walaupun notaris yang bersangkutan berakhir masa jabatannya ataupun meninggal dunia. Protokol tersebut akan diserahkan kepada notaris lain sebagai pemegang protokol notaris sehingga kedepannya notaris akan menyimpan dan menampung ribuan protokol. Peningkatan jumlah arsip dalam protokol akan menimbulkan berbagai problem apabila tidak diimbangi dengan adanya pengaturan kedepan terkait dengan penyimpanan protokol notaris karena dalam Undang-Undang Jabatan Notaris dan Undang-Undang Kearsipan tidak mengatur mengenai jangka waktu penyimpanan protokol notaris yang merupakan arsip negara dan tempat penyimpanan protokol notaris.

6.    Kendala Yang Timbul Dalam Melaksanakan Kewenangan Majelis Pengawas Daerah Terkait Penyimpanan Protokol Notaris Sebagai Arsip Negara

Masalah dalam penyimpanan protokol notaris sebagai arsip negara berawal dari ketentuan Pasal 65 Undang-Undang Jabatan Notaris. Berdasarkan ketentuan tersebut dapat dipahami bahwa Protokol Notaris walaupun telah berpindah tangan haruslah tetap disimpan, namun mengingat Protokol Notaris jika dipandang sebagai sebuah arsip haruslah memiliki aturan dalam pengelolaannya terutama terkait jangka waktu penyimpanan (retensi arsip). Kaitan protokol notaris dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, undang-undang ini tidak mengatur secara jelas tentang jadwal retensi arsip dari protokol notaris yang merupakan arsip negara. Hal ini yang menimbulkan problematika bagi notaris dan Majelis Pengawas Daerah dalam penyimpanan protokol notaris.

Kendala yang timbul dalam melaksanakan kewenangan Majelis Pengawas Daerah didasari oleh isi Pasal 63 ayat (5) Undang-Undang Jabatan Notaris yang menyebutkan bahwa: “Protokol Notaris dari Notaris lain yang pada waktu penyerahnnya berumur 25 (dua puluh lima) tahun atau lebih diserahkan oleh notaris penerima protokol notaris kepada Majelis Pengawas Daerah.”

Akan tetapi sampai saat ini belum dapat menjalankan tugas yang seharusnya diemban oleh Majelis Pengawas Daerah dikarenakan Majelis Pengawas Daerah yang sudah bediri sejak tahun 2004 yang lalu tidak memiliki kantor untuk menyimpan dan menampung ribuan Protokol Notaris yang telah berusia 25 (dua puluh lima) tahun ini (Nasution, 2018). 

Kendala yang dihadapi oleh Majelis Pengawas Daerah dalam menjalankan Pasal 63 ayat (5) tersebut adalah tidak adanya biaya atau tidak adanya perhatian pemerintah untuk memberikan anggaran dalam menyediakan tempat penyimpanan protokol notaris yang berumur 25 tahun atau lebih. Sehingga sampai saat ini Majelis Pengawas Daerah yang seharusnya memegang protokol notaris yang berumur 25 tahun tidak dapat menjalankan tugasnya sesuai Pasal 63 Ayat (5) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sehingga protokol notaris tetap di simpan oleh notaris yang menyimpan protokol tersebut.

Disamping itu protokol notaris yang telah disimpan tentu dapat mengalami kerusakan yang disebabkan oleh umur kertas yang hanya beberapa belas tahun karena pemeliharan Protokol Notaris yang merupakan Arsip Negara bukanlah suatu hal yang mudah. Selain dapat mengalami kerusakan protokol notaris dapat hilang karena suatu bencana alam yang menimpa didaerah tempat kedudukan kantor notaris yang bersangkutan. Padahal apabila mengingat pentingnya penyimpanan protokol notaris yang melekat pada tanggung jawab Notaris sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang Jabatan Notaris, protokol notaris harus tetap disimpan oleh Notaris yang mengambil cuti, Notaris yang memasuki usia 65 tahun atau bahkan Notaris yang sudah meninggal dunia.

Oleh karena itu ketidakjelasan redaksi dalam Pasal 65 Undang-Undang Jabatan Notaris mengenai protokol noataris yang apabila dikatkan dengan ketentuan dalam Pasal 1 angka 13 akan membawa pemahaman yang multitafsir dan ketentuan Pasal 63 ayat (5) Undang-Undang Jabatan Notaris tidak dapat dijalankan sebagaimana mestinya. Persoalan ini pun semakin diperkuat dengan tidak ada solusi dari Undang-Undang Jabatan Notaris itu sendiri.

7.    Upaya Kedepan Untuk Mengatasi Penyimpanan Protokol Notaris sebagai Arsip Negara

Upaya-upaya yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan permasalahan penumpukan protokol notaris yang pertama, perlunya regulasi dan pengkajian ulang terhadap Undang-Undang Jabatan Notaris dan Undang-Undang kearsipan mengenai pengaturan protokol notaris khususnya mengenai jangka waktu penyimpanan protokol notaris yang merupakan arsip negara. Mengingat Protokol Notaris jika dipandangan sebagai sebuah arsip haruslah memiliki aturan dalam pengelolaannya terutama terkait jangka waktu penyimpanan (retensi arsip). Salah satu kegiatan yang mutlak harus dilaksanakan dalam penyelenggaraan tata kearsipan yang baik ialah penyusutan dan penghapusan arsip. Saran penting untuk peksanaan ini ialah jadwal retensi arsip.

Jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijakan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan adanya jadwal retensi arsip penyelenggaraan penyusutan dan penghapusan arsip dapat dilaksanakan dengan terencana dan teratur (Deliarnoor & SH, 2016).  Menurut Pasal 1 Ayat (22) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Jadwal retensi arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Sedangkan Pasal 1 ayat (37) Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Kearsipan, menjelaskan bahwa Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip (Barthos, 1990).

Pasal 65 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang jabatan notaris menentukan: “Notaris, Notaris Pengganti, dan Pejabat Sementara Notaris bertanggung jawab atas setiap Akta yang dibuatnya meskipun Protokol Notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan Protokol Notaris”. Dapat dipahami bahwa Protokol Notaris walaupun telah berpindah tangan haruslah tetap disimpan, namun mengingat Protokol Notaris jika dipandangan sebagai sebuah arsip haruslah memiliki aturan dalam pengelolaannya terutama terkait jangka waktu penyimpanan (retensi arsip).  Sehingga protokol notaris apabila dikatkan dengan Undang-Undang kearsipan yang mengatur adanya jadwal retensi arsip, maka upaya yang dapat dilakukan ialah pemusnahan terhadap protokol notaris yang berumur 25 (dua puluh lima) tahun, namun tentu saja dengan memilih jenis protokol yang apabila akan dimusnahkan dari segi jenis aktanya. Contohnya protokol notaris yang dapat dimusnakan ialah fidusia karena biasanya dalam 5 tahun sudah tidak di butuhkan Kembali (Nasution, 2018).

Pasal 63 ayat (5) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris menyebutkan bahwa Protokol Notaris dari Notaris lain yang pada waktu penyerahannya berumur 25 (dua puluh lima) tahun atau lebih diserahkan oleh Notaris penerima protokol Notaris kepada Majelis Pengawas Daerah.

Berdasarkan ketentuan tersebut bagaimana mungkin Majelis Pengawas Daerah mampu menyimpan ribuan protokol notaris yang telah berusia 25 tahun lebih di kantor Majelis Pengawas Daerah apabila majelis pengawas itu sendiri tidak memiliki kantor, padahal Majelis Pengawas Daerah telah berdiri sejak 2004 lalu. Lantaran Majelis Pengawas Daerah tak punya kantor, protokol-protokol notaris tersebut kini disimpan di kantor notaris yang bersangkutan dan susahnya merawat protokol yang berumur 25 tahun itu sendiri sudah membuktikan perlunya dikaitkan dengan pemusnahan arsip menurut Undang-Undang Kearsipan sebagaimana protokol merupakan Arsip Negara. Karena Bagaimana mungkin Notaris bahkan Majelis Pengawas Daerah dapat menyimpan dan merawat protokol notaris yang berumur 25 tahun mengingat banyaknya musuh kertas protokol itu sendiri yang mau tidak mau kerusakan timbul dan mengakibatkan protokol notaris yang berumur 25 tahun tidak dapat dilihat atau dibuktikan kembali.

Undang-Undang Nomor 2 tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 tahun 2004 tentang jabatan Notaris juga tidak mengatur secara detail tentang penyelenggaraan kearsipan protokol notaris. Hal ini menimbulkan ketidakpastian hukum bagi Notaris dalam menyimpan dan memelihara protokol notaris. Kaitannya protokol notaris dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan diatur tentang penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan Kearsipan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja sebagai alat bukti. Pengaturan kearsipan sebagaimana dalam Undang-Undang Kearsipan tidak mengatur penyelenggaraan kearsipan Protokol Notaris sebagaimana ketentuan dalam Undang-Undang Nomor 2 tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 tahun 2004 tentang Jabatan Notaris meskipun protokol notaris sebagai arsip Negara. Di dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan juga tidak mengatur secara jelas tentang jadwal retensi arsip salah satunya protokol notaris yang merupakan arsip Negara. Hal ini menimbulkan ketidakpastian hukum bagi Notaris dalam menyimpan dan memelihara Protokol Notaris. oleh karenanya perlunya regulasi dan pengkajian ulang terhadap Undang-Undang Jabatan Notaris dan Undang-Undang kearsipan, serta Pemusnahan protokol yang berumur 25 tahun seharusnya bisa dilakukan sebagai alternatif dari permasalahan yang dihadapi Majelis Pengawas Daerah dan notaris, karena dengan dimusnahkannnya dapat mengurangi beban dari Majelis Pengawas Daerah serta notaris pemegang protokol notaris dan menjadi solusi dari permasalahan penyimpanan protokol notaris yang berumur 25 tahun (Nasution, 2018).

Upaya kedua yang dapat mengatasi permasalahan penyimpanan protokol notaris yang berumur 25 tahun yakni adanya keikutsertaan pemerintah dan ditjen AHU dalam menyediakan tempat bagi Majelis Pengawas Daerah untuk menyimpan protokol notaris. Pemerintah bersama dengan ditjen AHU paling tidak menyediakan satu tempat yang dapat menampung protokol notaris yang berumur 25 tahun yang merupakan arsip Negara yang dipegang oleh Majelis Pengawas Daerah di setiap provinsi. Dan pemerintah memberikan dana untuk perawatan protokol notaris Majelis Pengawas Daerah memiliki beban dan tanggung jawab yang berat untuk menerima protokol notaris yang berumur 25 tahun yang diharuskan oleh Undang-Undang. Dengan begitu Majelis Pegawas Daerah dapat menjalankan kewajiban dan tanggung jawabnya dalam menyimpan protokol notaris yang telah berumur 25 Tahun.

Upaya terakhir yang dapat mengatasi penyimpanan protokol notaris dari dampak proses penyimpanan dan pemeliharaan yang terkendala pada tempat dan biaya perawatan tersebut, maka solusi bagi penyimpanan protokol notaris tersebut adalah melalui penerapan teknologi informasi atau secara elektronik. Berdasarkan Pasal 1 angka 3 Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, teknologi informasi adalah suatu teknik untuk mengumpulkan, menyiapkan, menyimpan, memproses, mengumumkan, menganalisis, dan/atau menyebarkan informasi. Perkembangan teknologi informasi yang pesat telah mempengaruhi praktek kenotariatan di Indonesia. Pengaruh tersebut dapat di lihat dalam penjelasan Pasal 15 ayat (3) Undang-Undang Jabatan Notaris Perubahan dengan adanya istilah cyber notary.

 

Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan di atas maka, Kewenangan Majelis Pengawas Daerah terhadap urgensi penyimpanan protokol notaris sebagai arsip negara ialah kewenangan yang diberikan kepada Notaris dan Majelis Pengawas Daerah Notaris oleh negara berupa wewenang atribusi yaitu wewenang yang diberikan langsung oleh Undang-undang Jabatan Notaris. Melalui aturan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris dan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 24 Tahun 2020 tentang Susunan Organisasi Dan Tata Kerja, Tata Cara Pengangkatan Dan Pemberhentian, Serta Anggaran Majelis Pengawas Notaris merupakan dasar terbentunya kewenangan dari Majelis Pengawas Daerah. Akan tetapi sistem hukum positif terhadap kewenangan Majelis Pengawas Daerah dalam pelaksanaan penyimpanan protokol notaris khusunya kewenangan yang tercantum dalam Pasal 63 ayat (5) Undang-Undang Jabatan Notaris belum dapat berjalan dengan semestinya karena terkendala oleh tempat dan biaya pemeliharaan penyimpanan protokol notaris yang dialami oleh Majelis Pengawas Daerah.

Ratio legis protokol notaris terhadap kewenangan Majelis Pengawas Daerah sebagai arsip negara berdasarkan Pasal 1 angka 13 Undang-Undang Jabatan Notaris telah sesuai dengan karakteristik dan jenis arsip menurut Undang-Undang Kearsipan yakni dinamis vital. Sehingga Majelis Pengawas Daerah mempunyai kewenangan pula dalam mengawasi protokol notaris yang merupakan produk dari notaris. Akan tetapi perluya penambahan aturan dalam Undang-Undang Jabatan Notaris dan Undang-Undang kearsipan terkait pengaturan protokol notaris mengenai penyelenggaraan kearsipan protokol notaris yang meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan kearsipan protokol notaris serta retensi protokol notaris agar teori kepastian hukum dapat berjalan sebagaimana mestinya sehingga tercipta kepastian hukum bagi notaris dalam menyimpan dan memelihara protokol Notaris. Selain itu untuk menjamin protokol notaris sebagai sebuah arsip dan sebagai alat bukti dari perbuatan hukum masyarakat atau klien.

Pengaturan kedepan terhadap kewenangan Majelis Pengawas Daerah terkait penyimpanan protokol notaris sebagai arsip negara yakni pertama, dengan upaya dilakukannya regulasi dan pengkajian ulang terhadap Undang-Undang Jabatan Notaris dan Undang-Undang kearsipan, serta Pemusnahan protokol yang berumur 25 tahun dengan tetap memilih jenis protokol yang dapat dimusnakan. Kedua, upaya keikutsertaan pemerintah dan ditjen AHU dalam menyediakan tempat bagi Majelis Pengawas Daerah serta dana untuk penyimpanan protokol notaris, dan upaya ketiga, dengan cara penyimpanan protokol notaris melalui penerapan teknologi informasi atau secara elektronik. Dengan demikian kewenangan Majelis Pengawas Daerah terkait penyimpanan protokol notaris dapat berjalan dengan semestinya.

 

BIBLIOGRAFI

Achmad Ali, S. H., & Wiwie Haryani, S. H. (2014). Sosiologi hukum: kajian empiris terhadap pengadilan. Kencana. Google Scholar

Adjie, H. (2011). Merajut Pemikiran dalam Dunia Notaris & PPAT. Citra Aditya Bakti. Google Scholar

 

Amsyah, Z. (2003). Manajemen kearsipan. Gramedia Pustaka Utama.

 

Arliman, L. (2015). Notaris dan Penegakan Hukum Oleh Hakim. Deepublish. Google Scholar

 

Asikin, Z. (2012). Pengantar Tata Hukum Indonesia. Rajagrafindo Persada, Jakarta.

 

Barthos, B. (1990). Manajemen kearsipan: untuk lembaga Negara, swasta, dan perguruan tinggi. Google Scholar

 

Cahyani, I. A. M. D. S., Usfunan, Y., & Sumardika, I. N. (2017). Kepastian Hukum Penyerahan Protokol Notaris Kepada Penerima Protokol. Udayana University. Google Scholar

 

Deliarnoor, N. A., & SH, M. (2016). Pengantar Aspek Hukum dalam Kearsipan. Universitas Terbuka Repository: ASIP4202/MODUL, 1.

 

Fitri, R. N. (2021). Tinjauan Yuridis Pemanfaatan Media Repositori Sebagai Alternatif Penyimpanan Protokol Notaris Untuk Jangka Panjang. Signifikan, 2(4), 91–102. Google Scholar

 

Ghansham Anand, S. H., & Kn, M. (2018). Karakteristik Jabatan Notaris di Indonesia. Prenada Media. Google Scholar

 

Hajar, I. S. (2021). Literature Review Analisis Faktor Penyebab Tidak Terlaksananya Retensi Dan Pemusnahan Berkas Rekam Medis. Politeknik Negeri Jember. Google Scholar

 

Hamda, T. Z. Y., Rinaldi, Y., & Abdurrahman, T. (2021). The Legal Authority Of Natory Toward Document Confidential Of The Parties Other Than Notary Protocol Kewenangan Notaris Terhadap Penyimpanan Dokumen Para Pihak Selain Protokol Notaris. Jurnal Cendekia Hukum: Vol, 6(2). Google Scholar

 

Kie, T. T. (2011). Studi Notaris dan Serba-Serbi Praktek Notaris, Jakarta, PT. Ichtiar Baru Van Hoeve. Google Scholar

 

Kumalawati, I. D., Khoidin, M., & Ghufron, N. (2019). Karakteristik Minuta Akta Notaris Sebagai Arsip Negara (Characteristics Minuta Deed as a State Archives). Google Scholar

 

Listyarini, D. (2019). Pertanggungjawaban Para Pihak terhadap Protokol Notaris sebagai Arsip Negara. Asy-Syir’ah: Jurnal Ilmu Syari’ah Dan Hukum, 53(2), 446–461. Google Scholar

 

Mertokusumo, S. (2009). Hukum acara perdata Indonesia. Google Scholar

 

Muhammad, A. (2004). Hukum dan penelitian hukum. Bandung: Citra Aditya Bakti.

 

Nasution, N. F. (2018). Protokol Notaris Dikaitkan dengan Pemusnahan Arsip Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dan Menurut Doktrin. Google Scholar

 

Noer, Z., & Fajriyah, Y. (2021). Pertanggungjawaban Notaris Terhadap Protokol Notaris Sebagai Arsip Negara: Arsip Negara, Limitasi, Pertanggungjawaban, Protokol Notaris. Jurnal Pro Hukum: Jurnal Penelitian Bidang Hukum Universitas Gresik, 10(2), 80–89. Google Scholar

 

Purnamasari, I. D. (2013, June). Prosedur Penyerahan Protokol Notaris Yang Meninggal Dunia. HukumOnline.Com.

 

R Subekti, S. H. (2021). Pokok-pokok hukum perdata. PT. Intermasa. Google Scholar

 

Rachmi, F. S. (2014). Protokol Notaris Yang Telah Meninggal Dunia Yang Tidak Diserahkan Kepada Notaris Lain Oleh Ahli Warisnya. Universitas Airlangga. Google Scholar

 

Ridwan, H., & Nurwulan, P. (2018). Peran Majelis Pengawas Daerah Terhadap Protokol Notaris Yang Meninggal Dunia Di Kabupaten Bantul. Google Scholar

 

Ridwan, H. R. (2020). Hukum administrasi negara.

 

Soesanto, R. (1982). Tugas, kewajiban, dan hak-hak notaris, wakil notaris (sementara). Pradnya Paramita. Google Scholar

 

Sujamto. (1994). Aspek-aspek pengawasan di Indonesia. Sinar Grafika. Google Scholar

 

Susanti, D. O. (2015). Penelitian Hukum.

 

Syahrani, R. (1991). Rangkuman intisari ilmu hukum. Google Scholar

 

Wardani, R., & Iriantoro, A. (2021). Penyimpangan Majelis Pengawas Daerah (MPD) Dalam Penyerahan Protokol Notaris Yang Berakibat Tidak Adanya Kepastian Hukum Terhadap Penerima Protokol Tanpa Diikuti Penyerahan Protokol (Studi Kasus Um. Mpdn-Depok. 17.154). Jurnal Imanot, 1(1), 239–261. Google Scholar

 

Yuhana, D. A. (2021). Peran Majelis Pengawas Daerah dan Notaris Penerima Protokol Terhadap Penyimpanan Protokol Notaris Yang Telah Berumur 25 Tahun. Jurnal Officium Notarium, 1(1), 49–59. Google Scholar

 


 



Copyright holder :

Nurin Dyasti Pratiwi, Dominikus Rato, Moh. Ali (2022)

 

First publication right :

Jurnal Syntax Transformation

 

This article is licensed under: